Skenovací služba

Digitalizace není pouhé vložení dokumentů do skeneru, ale je to velice sofistikovaný logisticko-technologický proces, který začíná již u zákazníka odbavením dokumentů k digitalizaci. Odbavení je v tomto případě vybrání, evidence a předání dokumentů určených k digitalizaci z archivu nebo podatelny (smlouvy, faktury, formuláře, výrobní dokumentace, obchodní korespondence atd.). V tuto chvíli se dokumenty dostávají do digitalizačního procesu, který provádíme. Samotný digitalizační proces začíná předskenovou přípravou, kdy jsou papírové dokumenty připravovány k hromadné digitalizaci.

Příprava se skládá z:

• úpravy formátu papíru – u dokumentu, který neodpovídá běžnému formátu je možné pro snadnější manipulaci formát upravit
• odstranění sponek a svorek – sponky nebo svorky na papír by mohly poškodit dokumentový skener. Dokumenty, které není možné „rozešít“ (např. smlouvy) se snímají alternativní cestou
• klasifikace dokumentu – pro potřeby dalšího zpracování projde dokument klasifikací, kde se určí, o jaký druh dokumentu se jedná
• indexace, tj. opatření dokumentu indexovou informací – index v sobě nese informaci, která identifikuje dokument nebo logickou skupinu, do které dokument spadá (např. číslo smlouvy klienta – typ dokumentu)

Po přípravě se mohou dokumenty naskenovat výkonnými dokumentovými skenery. Tato část procesu má dva výstupy – jeden ve formě již nasnímaných papírových dokumentů a druhý ve formě digitálních obrazů těchto dokumentů. Nasnímané dokumenty jsou uloženy do archivačních krabic, které jsou opatřeny kódem pro potřeby zpětného dohledání originálu dokumentu, čímž dojde k systematické archivaci faktur, smluv a dalších dokumentů organizace.

Naskenované dokumenty poté procházejí digitálním zpracováním, které se skládá ze čtyř základních kroků:

• strojové vytěžení dat z dokumentů
• kontrola správnosti vytěžených dat
• vytvoření index souborů
• příprava na datový přenos (FTP/DVD) do databází zákazníka (ERP, DMS apod.)

Naše dedikovaná skenovací služba vám tedy ve výsledku zajistí digitalizaci archivu vaší organizace, tj. digitalizaci dokumentů (smluv, faktur aj. účetních dokladů či obchodních, výrobních, BOZP, HR dokumentů) a jejich archivaci v elektronické podobě, které sestávají ze samotného skenu dokumentu (skenování) a jeho metadat, tj. popisných (vytěžených) dat.